文章を構成するときに気をつけること
特にドキュメント作成が上手いわけではないですが、人の文章にツッコミをいれる側の人なので、新社会人の方に向けに、文章を書く時の観点などを伝えられたらと思います。個人の考えなので正しいかどうかはわかりません。
※この記事は「チームスピリット Advent Calendar 2020 - Adventar」に向けた投稿記事です。
主語と述語で成り立っているか
私は~した。僕は~する。君が~している。
いわば5W1Hです。しかし5W1Hを満たす文章はそうそうありません。それは5W1Hが文章の最小単位ではないからです。文章の最小単位は主語と述語です。5W1Hの前にまずは主語と述語で組み立てることが文章の基本になります。
例で考えてみます。
WSPの特徴は、勤怠や工数、経費精算を一つにまとめる機能を持っています。
よく見かける文章です。間違ってないように見えます。では主語と述語に注目してみます。
特徴は持っています。
持つことができるのはWSPです。主語がWSPに乗っ取られています。修正してみます。
WSPは、勤怠や工数、経費精算を一つにまとめる特徴を持っています。
もしくは、
WSPの特徴は、勤怠や工数、経費精算を一つにまとめる機能があることです。
このように主語と述語に着目すると文章のねじれが解消しやすくなります。
接続詞を多用していないか
~だから、~であって、~によって、
文章は短いほど読みやすいものです。文章を長くする要因の一つは接続詞です。しかし接続詞は分解できる文章を繋げているだけに過ぎません。
山田君はお小遣いを1000円貰ったので、コンビニでおやつを買おうと考えて、母親に「出かけてもいいか」と聞いたところ、「いいよ」という答えが返ってきたので、カバンを持って出かけていきました。
分解してみます。
山田君はお小遣いをもらった。コンビニでおやつを買おうと考えた。母親に「出かけてもいいか」と聞いた。母親は「いいよ」と答えた。山田君はカバンを持って出かけた。
簡単に思えるかもしれません。しかしビジネスでは以下のような文章をよく見ます。
先日、ご報告いただいた不具合についてですが、3時間ほど調査いたしましたが原因がわからず、吉田さんにお聞きしたところ、サービス設定の方が間違っているのではないかと助言をいただきましたので、もう一度、サービス設定から調査しようと考えております。
人は丁寧に書こうとすると接続詞を使いがちになります。この場合は接続詞を少なくするだけでなく結論を先に書くことを私はお勧めします。
結論が先に書かれているか
先日、ご報告いただいた不具合についてですが、3時間ほど調査いたしましたが原因がわからず、吉田さんにお聞きしたところ、サービス設定の方が間違っているのではないかと助言をいただきましたので、もう一度、サービス設定から調査しようと考えております。
先ほどの例で考えます。最も伝えたいことは「まだ調査中である」ことです。
先日、ご報告いただいた不具合についてです。まだ調整中です。サービス設定を確認しています。ソースコードに問題点はありませんでした。吉田さんに助言をいただきながら進めています。
作業が遅れてしまっている理由を述べたい気持ちはわかります。しかし読む側の立場からすると結論が先にあるほうが嬉しいものです。そして結論を先に持っていこうとすると自然と接続詞が使えなくなるのです。
格好つけて書いてないか
ついつい、ビジネスのドキュメントには仰々しい雰囲気を与えがちです。自分自身が持っている語彙力以上の能力を発揮させようとしがちです。この場合、以下のような文章をよく見ます。
試験を遂行する。計画を実施する。
いかにも重苦しい雰囲気です。しかし「試験を遂行する」は「試験する」と書くこともできます。「計画を実施する」では「計画したことを実行する」ことではなく「計画を立てる」ということだった事もありました。
文章は伝わることが一番です。まずは自分自身が正しく意味を知っている単語を使って正しく伝えられる文章を書くことをお勧めします。
心の声
上記の4つを意識すると文章はとても単純になります。しかしそれで良いと私は思います。文章は自身の考えを相手に伝えるための道具です。どんなに正確に書いても伝わらないものは伝わりません。リンゴと書いて赤いリンゴを想像する人もいれば、黄色いリンゴを想像する人もいます。そのリンゴはお皿に乗っているかもしれないし、木に実っているかもしれません。もしかしたらウサギ型に切られているかも。文字は抽象なのです。正確さや具体的を求めるのであれば、相手と会話し、自身の目と耳という感覚を使って伝えるのが良いと思います。
以上、ありがとうございました。